Hinweis: Dies ist eine Vorlage. Bitte durch die/den Datenschutzbeauftragte(n) prüfen und die [Platzhalter] ausfüllen, bevor das System öffentlich betrieben wird.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
[Name der Stelle / Fraktion]
[Straße Nr.]
[PLZ Ort]
E-Mail: [kontakt@…]
Telefon: […]
[Name, Kontakt der/des Datenschutzbeauftragten – falls benannt]
Diese Anwendung dient der internen Organisation der Stadtratsarbeit (Anträge, Sitzungen, Kommunikation, Dokumente). Verarbeitet werden personenbezogene Daten der Nutzerinnen und Nutzer (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Beiträge) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO (Vertrag/berechtigtes Interesse) bzw. der einschlägigen kommunalrechtlichen Vorschriften.
Hosting: [all-inkl.com / ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO]. E-Mail-Versand über [Mailprovider]. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit gesetzlich zulässig.
Sofern die KI-Schreibhilfe aktiviert und von einer berechtigten Person verwendet wird, werden der eingegebene Text bzw. das Thema zur Verarbeitung an den im Administrationsbereich ausgewählten KI-Anbieter übertragen. Als Provider können Google Gemini, OpenAI oder Anthropic eingerichtet werden; im konkreten Betrieb ist nur der tatsächlich aktivierte Provider maßgeblich. Vor dem öffentlichen Betrieb sind Anbieter, Rechtsgrundlage, Datenübermittlung, Aufbewahrung, Nutzungsbedingungen und erforderliche Vereinbarungen durch die verantwortliche Stelle bzw. den Datenschutzbeauftragten zu prüfen. KI-Ergebnisse werden nicht automatisch versendet oder verbindlich übernommen und müssen fachlich geprüft werden.
Personenbezogene Daten werden gelöscht bzw. anonymisiert, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Protokolldaten werden automatisch nach definierten Fristen bereinigt (Sessions, Login-Versuche, Audit-Log).
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde ([zuständige Datenschutzaufsicht des Landes]).
Die Anwendung verwendet Transportverschlüsselung (HTTPS), verschlüsselte Speicherung sensibler Zugangsdaten, Zugriffskontrolle nach Rollen sowie Protokollierung. Details siehe internes Sicherheits-/TOM-Dokument.
Es werden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Anmeldung verwendet. Es findet kein Tracking und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt.